Come si usa Asana? E perché è un Tool fondamentale?
La giornata lavorativa moderna è una grande incognita: puoi pianificare tutto al meglio, cercando di prevedere ogni possibile imprevisto, eppure non c’è nulla da fare, qualcosa andrà a rovinare i tuoi piani.
Se guardi la tua to-do list della giornata e della settimana, noterai spesso che saranno poche le voci spuntate, mentre altre continueranno ad aggiungersi, rendendo la pianificazione sempre più difficile e i ritardi nelle consegne ai clienti pressoché una certezza più che un semplice rischio.
Ovvio che non va bene, né per la tua vita professionale né per il tuo equilibrio di vita personale.
Le cose si complicano ulteriormente nel momento in cui non sei un libero professionista che deve rendere conto solo a se stesso, ma quando ti trovi a gestire un team di lavoro composto da professionalità diverse, che hanno approcci altrettanto distinti.
In queste occasioni è necessario conoscere a fondo le proprie capacità e metterle alla prova: imparare a farlo passa anche dalla nostra capacità di delegare agli altri.
Spesso potrai trovarti a consegnare il lavoro commissionato ai tuoi clienti ma pagandolo a caro prezzo in termini di fatica, conflitti e tensioni evitabili.
Esistono non pochi strumenti davvero efficaci nel determinare la riuscita di un progetto, ma uno solo è quello giusto per smettere di complicarti la vita lavorativa e punzecchiare la tua sfera personale. Si tratta di un’app. Scopriamo come si usa Asana!
Asana nell’elite degli strumenti di produttività
Per quanto riguarda il vasto mondo dei tool per la produttività, che includono Wunderlist, IFTTT, Toogl, Buffer e molti altri, spesso non c’è che l’imbarazzo della scelta.
Ognuno di questi riesce a rispondere in maniera puntuale ad alcune esigenze specifiche ma non risulta completo quanto Asana nel workflow management.
Per di più, per evitare ogni tipo di preoccupazione, sono disponibili le Asana Extension che vanno ad arricchire un software già di per se molto completo.
Ad esempio, una delle più popolari è l’estensione Toggl-Asana che permette di incrociare le task di Asana e misurare il tempo necessario per svolgerle.
Bada bene, non si tratta di controllare come un capo severo il lavoro del team, quanto più di permettere, a chi si occupa di assegnare i progetti e le varie task, una maggiore comprensione di quanto ogni task può risultare onerosa e se risulta effettivamente in linea con le previsioni iniziali.
Vuol dire imparare a lavorare meglio per non smettere mai di amare ciò che facciamo!
Quali sono i vantaggi di usare Asana e perché dovresti utilizzarla, diciamo, già da domani mattina?
Asana consente di migliorare i processi di comunicazione, rendendo più efficiente ed efficace la gestione del team di lavoro.
Come?
L’aspetto della piattaforma di Asana si caratterizza per un’organizzazione divisa in più sottolivelli.
Dall’azienda si procede a ragionare per team, quindi dai progetti si passa successivamente alle task.
Com’è possibile capire si tratta di un tipo di organizzazione che riflette un approccio mirato a prendere la visione generale: dal livello più ampio si procede poi andando sempre più nel dettaglio fino ad arrivare alle micro task, senza però mai perdere d’occhio l’obiettivo di business.
Nella realtà sappiamo che un’azienda può essere costituita da svariati team, ognuno dei quali può trovarsi in capo a altrettanti progetti ed è qui che il software dà il meglio di sé. Asana supporta la gestione di progetto e la collaborazione in azienda, grazie alle task che sono facilmente misurabili e soprattutto assegnabili alle persone che realmente possono prendersene carico.
In definitiva, Asana consente di lavorare in modo veramente ottimizzato, con i risultati che da subito ti appariranno migliori.
Come si usa Asana?
Per iniziare ad utilizzare Asana è necessario inserire la propria email professionale o nel caso di un’azienda il proprio indirizzo email aziendale.
Generalmente ti consiglierei che a compiere questo passaggio non sia un dipendente, bensì una persona presente nel profilo societario, in maniera tale da garantire stabilità all’account.
Sarebbe infatti sconsigliabile legare l’account a qualcuno che potrebbe un giorno decidere di cambiare azienda.
La pensi come me, vero?
Una volta creato l’account, tutti i collaboratori associati ad una email con il medesimo dominio saranno di fatto collegati. Nulla di più semplice.
Certo, nel caso di un’azienda particolarmente strutturata, a questo punto ci si troverà a dividere ulteriormente i team sulla base dei singoli compartimenti aziendali, in modo tale da riflettere in maniera quanto più fedele possibile fedele la struttura interna dell’azienda.
Se adesso ti stai dicendo che questo tool non è per te, aspetta.
Asana non è pensato solo per le grandi realtà, tutt’altro.
Anche se la tua organizzazione conta meno di quindici-venti dipendenti, il software di Asana risulta in ogni caso un ottimo metodo per migliorare la produttività giornaliera e tenere traccia del rendimento delle persone con le quali si collabora.
Questo aspetto paradossalmente è ancora più importante quando le risorse impiegate sono poche e l’investimento in termini di persone davvero motivate è ancora più cruciale nel determinare il successo di un progetto.
Sfruttare le potenzialità di project management su Asana consente di non perdere pezzi rispetto ai tanti modi frammentati di gestire in maniera empirica un nuovo cliente.
Per non dire che installare l’app di Asana risulta ben più economico ed efficiente rispetto alle costose consulenze dei grandi studi, che presentano parcelle elevatissime e spesso offrono dei consigli validi ma poco adatti ad applicarsi agli aspetti delle realtà aziendali di oggi giorno.
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Prendiamo ad esempio il caso in cui un’azienda di piccole o medie dimensioni si aggiudichi un progetto molto importante, che potrebbe portare ulteriore beneficio al business in futuro, qualora venga gestito in maniera ottimale.
Piuttosto che basarsi sul copioso numero di giri di email che ci si scambia fra responsabili di progetto e altre persone coinvolte, si può procedere a creare semplicemente un progetto su Asana, che permetterà di tenere traccia di tutto ciò che conta, dando la visione generale di dove si sta andando.
Monitorando su Asana i workflow sarà possibile vedere in ogni momento lo stato di avanzamento lavori, risparmiando tempo inutilmente speso in interminabili riunioni di aggiornamento.
E il tempo sappiamo tutti quanto sia fondamentale.
Imparare come si usa Asana e adottarlo come software di project management, riduce in maniera sensibile i costi ed i tempi di gestione di un progetto, massimizzando l’efficienza e migliorando la trasparenza della comunicazione all’interno del team di lavoro, che si sentirà in grado di poter portare a termine tutte le task necessarie al raggiungimento di uno scopo più grande ed importante: sì, non solo il successo del progetto.
Quest’ultima dimensione, strettamente collegata al livello di soddisfazione dei collaboratori, spesso mi sembra venga sottovalutata e invece è un valore aggiunto non irrilevante. Valore che Asana apporta senza che ci se ne renda conto!
Eppure, pensa a questo: riuscire a dare ai membri di un team uno strumento che facilita la collaborazione aiuterà ognuno a sentirsi maggiormente produttivo. Tradotto, questo è un aspetto che garantirà una migliore percezione del proprio ruolo di collaboratori nell’azienda. Irrilevante? Per nulla.
Passando infine ad analizzare da un punto di vista strettamente pratico il project workflow di Asana, possiamo soltanto rimanere stupiti dalla sua semplicità di utilizzo.
Una volta creato un progetto, sarà possibile assegnare delle task singole ad una o più persone, specificando in maniera chiara la deadline, aggiungendo note, informazioni aggiuntive ed qualsiasi allegato necessario.
Uno degli aspetti per cui Asana permetterà a tutti di lavorare meno e meglio si ritrova proprio al momento dell’assegnazione dei task: cliccando sull’icona di un particolare membro del team visualizzeremo immediatamente il numero di task e di deadline già in carico.
È geniale come funzionalità: ciò consente da un lato di affidare un determinato compito a chi può e ha tempo di realizzarlo, dall’altro renderà l’assegnazione dei compiti trasparente e più bilanciata, contribuendo ulteriormente ad aumentare la soddisfazione tra i collaboratori.
Impara come si usa Asana per la tua scelta produttiva
Per tutto quello che ha a che fare con il workflow management, la piattaforma di Asana consente ai responsabili di progetto di verificare in ogni momento il progresso del lavoro, rendendo il rispetto delle scadenze effettive sempre meno un’utopia e migliorando la percezione di efficacia nei confronti dei clienti.
E visto che dobbiamo poter lavorare ovunque e con tutti i nostri dispositivi, Asana non richiede nulla che già non possediamo, essendo disponibile per tutti i dispositivi e sistemi operativi più noti.
In più Asana parla anche parecchio, nel senso che comunica alla perfezione con tutti i software che già usiamo e che rendono le ore di lavoro una passeggiata, ad esempio Slack oppure Zapier.
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Ma non fermiamoci ad oggi, guardiamo a domani dove i futuri sviluppi di Asana come la workflow automation lasciano presagire sempre più un ruolo centrale di questo strumento, vista l’abilità dei suoi sviluppatori ad intercettare le reali esigenze di piccoli, medi e grandi business.
Asana è una scelta fin troppo facile. Che rende tutto… ancor più facile.
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