Le videocall sono diventate un pilastro delle comunicazioni aziendali moderne, specialmente con i clienti. Tuttavia, una cattiva gestione di questi incontri virtuali può compromettere la tua professionalità e l’efficacia della tua presentazione.
Qual è infatti l’obiettivo di una comunicazione con un cliente, specie se è un potenziale cliente? Se ovviamente l’incontro virtuale serve ad avanzare nel processo di vendita, e quindi obbedisce alla sequenza logica di tale processo, ha però uno scopo ulteriore: quello di costruire e rafforzare la fiducia del cliente nel venditore. Come potrà decidersi a comperare da me, a lavorare con me, se nel tempo della conferenza io dimostro mancanza di professionalità, di accuratezza, di competenza? E non sto parlando di contenuti, ma di modalità. Sto parlando di aspetti tecnici, di immagine e di gestione della videocall.
Ecco quindi i sette errori comuni da evitare assolutamente per garantire una video conferenza di successo.
- Problemi tecnici.
❌ Difficoltà a connettersi, mancanza di stabilità della connessione, con tutto quello che ne deriva (immagini frizzate, perdita di audio e cose analoghe). Anche cattiva gestione della tecnica durante il colloquio: presentazione che non parte, pagine non trovate o altro.
✅ Assicurarsi una connessione stabile e spegnere altre funzioni che assobono segnale. - Ambiente disordinato: il luogo da cui partecipi alla videocall riflette la tua professionalità.
❌ Un ambiente disordinato può distrarre il cliente e dare un’impressione negativa.
✅ Scegli uno sfondo neutro e ordinato o utilizza le funzionalità di sfondo virtuale offerte dalle piattaforme di videochiamata. Vuoi guadagnare punti? Crea uno sfondo con una foto della sede del cliente con il quale stai parlando, e il suo logo. Farai la differenza! - Inquadratura oscura: capita ancora oggi, dopo anni di videocall imposte da Covid prima e divenute abitudine dopo, di trovare persone che si presentano con inquadrature inopportune che trasmettono scarsa professionalità.
❌ Luminosità (una finestra è tipico) alle spalle che le fa sembrare spettri neri avvolti dalla luce, o posizione della video camera sbagliata come ad esempio se parli con un tablet appoggiato sulla scrivania così da esaltare le tue… cavità nasali.
✅ Devi apparire al centro dell’inquadratura, con poco spazio sopra alla testa, e guardare costantemente nella videocamera per mantenere l’attenzione dell’interlocutore. Da evitare le situazioni in cui ti fai inquadrare da una telecamera e guardi in un altro schermo con angolazioni fino al profilo! - Abbigliamento inadeguato: anche se lavori da casa, l’abbigliamento deve rimanere professionale.
❌ Se resti vestito da casa, o addirittura in pigiama, trasmetti un senso di inaffidabilità totale, mancanza di rispetto verso il tuo interlocutore . L’abbigliamentro è per lui non per te!
✅ Vestiti come se dovessi incontrare il cliente di persona. Evita abbigliamento troppo casual o inappropriato, in modo da trasmettere serietà e rispetto per il cliente. - Preparazione inesistente: questo ovviamente vale anche per gli incontri di persona, ma a maggior ragione per le videoconferenze nelle quali il tempo è un fattore chiave:
❌ Gestione inadeguata de tempi, degli argomenti, dei passaggi, della tecnologia. Il problema è apparire incapaci e soprattutto impreparati: tu venditore stai chiedendo del tempo a me, potenziale cliente, e non lo hai investito per prepararti! Come faccio a fidarmi?
✅ Se in presenza puoi “sforare” (non chiameranno la security per farti gettare fuori) on line allo scadere del tempo il cliente saluta e chiude la conversazione. La preparazione vuol dire quindi anche avere una perfetta padronanza del tempo e delle fasi del colloquio. Devi mostrare di avere metodo e di saper condurre un incontro: se non lo sai fare chi si affiderà a te? - Materiale scadente: che cosa userai nella conferenza?
❌ Utilizzare slide poco chiare, con font differenti, fitte di parole o numeri, illeggibili specie se il cliente ti segue da smartphone.
✅ Poiché è importante mantenere l’attenzione del cliente, devi cercare di variare spesso il ritmo (lo vediamo meglio dopo) e utilizzare materiale curato e ben ordinato. Usa slide con poche parole, potenti, con immagini evocative, eleganti, così da non rubare attenzione alle tue parole. Da evitare con tutte le forze slide fitte di testo che leggi. Non servono a nulla ed irritano il cliente. Se usi un video, buona idea, deve essere breve, ben costruito, di buona risoluzione, capace di sottolineare il tuo discorso. - Conduzione amatoriale: per conduzione intendo la gestione del flusso dell’incontro e la capacità di mantenere l’attenzione del cliente durante tutta la videocall.
❌ Gestire la call in modo tale da far perdere attenzione e pazienza al cliente con pause, ripetizioni, divagazioni e temi non interessanti per l’interlocutore
✅ Utile a questo fine è, ad esempio, la preparazione un’agenda chiara, che magari hai condiviso in anticipo. Riassumi in punti chiave così da poter condurre la discussione attraverso tutti i punti dell’agenda che è stata concordata. Fai usi spesso di domande per tenere desta l’attenzione del cliente e coinvolgerlo nella discussione. Effettua i passaggi dalla conversazione alle presentazioni con scioltezza e fludità per evitare di spezzare ritmo e atmosfera. In conclusione riassumi i punti chiave e le azioni successive alla fine della call. Infine, invia un follow-up con i dettagli discussi e i passi successivi per mantenere la comunicazione fluida.
Se ti affidi a queste linee guida, avrai molto successo nelle tue call e i clienti apprezzeranno la tua competenza.
Parola di Paolo.
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