Che cosa sono KPI e a cosa servono?

KPI cosa sono

Per capire i KPI cosa sono, ti lascio subito di seguito un video che abbiamo realizzato per il canale YouTube di AutomatKing, qualora preferisca guardare e non leggere. Diversamente, skippa e continua pure con la lettura per scoprire cosa sono i KPI aziendali.

Nel mondo cartesiano, ogni cosa è misurabile con un numero e quel numero, nel business, prende il nome di metrica.
Quando però, anziché misurare una cosa generale misuriamo un raggiungimento di un obiettivo, quella metrica assume una particolare importanza, diventando quindi un indicatore chiave di prestazione o performance, altrimenti detto KPI (dall’inglese Key Performance Indicator).

Tra quei mille numeri, qual è quello più importante che mi dice come sto performando?
Nella società dell’informazione, invasi da mille stimoli, abbiamo bisogno di selezionare e definire poche cose seguendo il principio “less is more”. Parliamo quindi di obiettivi e indicatori del raggiungimento degli obiettivi.

A cosa servono i KPI?

Gli indicatori KPI devono essere in grado di fornire informazioni preziose sull’andamento dei processi aziendali di ogni singolo reparto dell’impresa.

Comunicare: i KPI o meglio i numeri rappresentano un linguaggio comune.
Quando parliamo di performance, l’argomento potrebbe essere soggettivo. Invece identificare la performance con un numero rende la comunicazione universale e non fraintendibile.
Facciamo un esempio per capire: 

1. Come sono andate le performance questo mese?
   
   
2. Com’è andato il tasso di conversione delle attività SEO?
   

Notate come spesso si usino dei termini generici come efficienza, performance, sostenibilità che, in base al contesto di azione, cambiano significato. Definire le metriche che identificano gli obiettivi prefissati, da significato a queste parole “vuote”.

Misurare: Ricorda inoltre che “se non lo stai misurando non lo stai migliorando”.
I KPI aziendali devono essere misurabili. Infatti, sono indicatori capaci di tenere sotto controllo il raggiungimento di obiettivi, sia strategici che tattici, e per questo motivo dovrebbero sempre essere guardati giornalmente.
Per utilizzare davvero i KPI è necessario, una volta configurato un progetto, creare un pannello di controllo di questi indicatori detto dashboard.
La buona pratica analitica ci dice come è fondamentale passare poco tempo a guardare i numeri e tanto tempo ad influenzarli. Ogni mattina con il caffè dovremmo aprire, guardare la nostra dashboard e, se non c’è niente, tornare al lavoro operativo. Se scopriamo qualcosa, invece, iniziare una fase di analisi.

Migliorare: dopo che hai sotto controllo la situazione, dovresti notare numeri che diventano rossi o verdi.
A quel punto, bisogna attivare il ragionamento e comprendere come migliorare ancora di più le cose o come identificare i problemi: ottimizzare vuol dire questo. Si guardano i numeri e si utilizzano dei ragionamento di albero che arrivano dal problem solving.
Nel mondo dei numeri usiamo gli alberi di KPI in modo da ragionare sul tema causa-effetto.

Tipologie di KPI

Esistono tantissimi KPI, ognuno per ogni area del business.
Vediamo insieme ogni area e qualche esempio di KPI.

• KPI di Business & Finance: fatturato, utile, margine lordo, ebidta
  
  
• KPI di Branding: buzz, sentiment, volume branded keyword
  
  
• KPI di Marketing:
  
  • KPI Advertising & Affiliation: CPC, CTR, sessioni, tasso di conversione, ROAS
    
  • KPI Social Media Marketing & Reputation: followers, engagement rate, sentiment
    
  • KPI SEO: posizione media, CTR, sessioni, velocità
    
  • KPI UX&CRO: velocità, engagement rate, drop rate, conversion rate, net promoter score, task completation rate, user satisfaction
    
  • KPI Email Marketing: open rate, unsubscriber rate, bounce rate, CTOR
    
    
• KPI di Magazzino e Logistica: costo inventario, indice di rotazione, tempo di consegna, consegne non riuscite
  
  
• KPI Customer Service: ticket, sentiment
  

E così via per tantissime altre attività. Potrei continuare all’infinito. Quindi, se vuoi approfondire gli esempi, qui puoi trovare una lista completa ed aggiornata di KPI.

Tra Performance e Rischi: KRI & KPI

Per completare la visione, un concetto molto carino da aggiungere è che non esistono solo indicatori chiave di performance ma anche indicatori di rischio (key risk indicator detti anche KRI), ovvero numeri che ci dicono cosa non vogliamo che accada: per esempio le pagine 404, la velocità, un ticket, un drop rate e così via.

Come scegliere il giusto KPI?

Tutte le volte che dobbiamo scegliere se una metrica rappresenta un indicatore di performance o una vanity metrics (e cioè un numero che in realtà è inutile da guardare) dobbiamo sempre far riferimento agli obiettivi e solo dopo alle attività.
Quindi chiediamoci sempre:

1. perché stiamo facendo quell’attività?
   
   
2. cosa voglio che porti?
   
   
3. come misuro il risultato?
   
   

Infine, ricorda di fare check sulla corrispondenza tra metrica e obiettivo.
Segui questo processo in modo logico e coerente per combattere il rischio di vedere troppi numeri inutili e di provocare il tipo di reazione nella foto di seguito.

Conclusioni

Non è mai un tema di quantità, i dati non sono utili in quanto BIG data. E’ sempre un tema di utilizzo strategico del numero.
L’analista deve saper collegare obiettivi a metriche e usare i numeri come strumenti della verità.

Un uso consapevole e ponderato del numero può aiutarci a fare chiarezza in questo mondo confusionario.
Invito, dunque, alla sintesi e alla coerenza di pensiero. Questo sì che possiamo definirlo Strategic Thinking.