Noi imprenditori abbiamo molte cose da fare e molte altre a cui dobbiamo pensare per il bene del nostro business, ancora prima di agire.
Se si tratta degli imprevisti quotidiani con fornitori e clienti ce ne facciamo una ragione. Un bel respiro profondo e via a trovare la soluzione più rapida, efficace e diplomatica.
Ma quando ci scontriamo con la burocrazia, ahimè, tendiamo a perdere le staffe.
Sarà capitato anche a te, infatti, di avere la sensazione che tutte queste leggi, regolamenti sulla protezione dei dati e cavilli burocratici vogliano mettere i bastoni tra le ruote al tuo progetto imprenditoriale, mi sbaglio? Che noia la GDPR per aziende!
Ma la verità – e lo dico a me stesso per primo – è che anche la burocrazia fa parte del gioco. E, per quanto venga spesso percepita come una bella scocciatura, dobbiamo imparare a farci i conti senza perdere la calma. Soprattutto se non vogliamo avere problemi sul lavoro e riportare seri danni economici – o peggio, finire dietro le sbarre! – non abbiamo altra alternativa.
Quindi c’è solo una strada che possiamo percorrere: affrontare la burocrazia in anticipo per riuscire a lavorare bene e dormire finalmente sereni.
Ma come fare quando non si ha la minima conoscenza del linguaggio burocratese e non si sa dove mettere le mani?
Farsi aiutare da un esperto è la risposta a questa domanda.
Per questo motivo, nell’intervista che stai per leggere ho chiesto il parere dell’esperto in GDPR Fabio Corucci.
Insieme a lui, vedremo che il GDPR non è solo questione di privacy policy o cookie e capiremo come agire per avere tutti i conti in ordine con la burocrazia per il bene del nostro business e del nostro sonno tranquillo!
Tira fuori un foglio e una penna e preparati a prendere appunti. Iniziamo!
GDPR per Aziende: cosa fare per essere in regola?
Per essere in regola con il Regolamento Europeo GDPR 679/2016, un’azienda deve trattare i dati personali in modo responsabile. In primo luogo per applicare il GDPR nelle piccole aziende, il titolare dell’impresa (che di solito combacia anche con il titolare del trattamento dei dati o col responsabile del trattamento) deve definire un’organigramma aziendale, ossia chi fa cosa nell’organizzazione, questo vale anche per il GDPR applicato nelle agenzie web.
L’azienda deve inoltre informare i soggetti interessati sui loro diritti in base al GDPR, tra cui il diritto di accesso ai propri dati personali, il diritto di rettifica, il diritto all’oblio e il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, cancellazione etc.
Queste informazioni saranno disponibili sia sulla Privacy e Cookie Policy del sito Web, ma anche sull’informativa Privacy per i dipendenti, fornitori e collaboratori.
L’azienda deve adottare anche misure di sicurezza appropriate per garantire la protezione dei dati personali, in particolare contro la perdita, la distruzione, la manipolazione, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato, questo per evitare eventuali Data Breach, ossia una violazione o perdita di dati.
Il GDPR per piccole aziende prevede comunque un registro delle attività che richiedono il trattamento dei dati personali per dimostrare il proprio adempimento alle disposizioni del GDPR. L’azienda quindi, in caso di controlli, dovrà dimostrare di applicare correttamente il GDPR, anche con documenti specifici per il sito web che con il Manuale GDPR aziendale.
In generale, è importante per un’azienda usare software dedicati al GDPR per aziende e consultare un professionista esperto in materia di Privacy per essere sicura di adempiere alle norme e garantire la protezione dei dati personali.
A quali organizzazioni si applica la Privacy/GDPR?
Il Regolamento sulla protezione dei dati (GDPR) si applica al 99.9% delle organizzazioni che operano all’interno dell’Unione Europea, indipendentemente dalla loro sede o dalla loro nazionalità. Inoltre, si applica anche alle aziende, enti pubblici e privati che operano al di fuori dell’UE, se trattano i dati personali di cittadini Europei.
ll GDPR per aziende si applica quindi ad organizzazioni pubbliche e private, professionisti, freelancer, web agency, aziende di piccole medie e grandi dimensioni, enti pubblici, scuole, organizzazioni no-profit e associazioni. Anche una semplice officina meccanica oppure un ristorante devono seppure in maniera semplificata rispettare il GDPR, come chiaramente qualsiasi sito internet, in particolar modo siti di E-Commerce.
Il GDPR non sia applica tra privati.
Da quando è obbligatorio il GDPR?
Il GDPR è stato emanato nel 2016 ed è entrato in vigore obbligatorio dal 25 maggio 2018. A partire da questa data, le organizzazioni che operano all’interno dell’Unione Europea o che trattano i dati personali di cittadini dell’UE sono tenute a rispettare le disposizioni Privacy /GDPR.
Le organizzazioni che non aderiscono alle disposizioni del GDPR per aziende possono essere soggette a sanzioni severe, tra cui multe fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato globale annuo, nonché in caso di violazioni importante, possono incorrere anche in sanzioni penali.
Il GDPR è stato introdotto per rafforzare la protezione dei dati personali dei cittadini dell’UE e per uniformare le leggi sulla protezione dei dati all’interno dell’UE, essendo una normativa vincolante in tutti gli stati membri.
Perché proteggere i dati aziendali oltre ad essere un obbligo è vantaggioso?
Proteggere i dati aziendali è importante per diversi motivi, vediamone alcuni:
- Evitare il rischio di sanzioni fino al 4% del fatturato
- Ridurre del 90% il rischio di violazioni informatiche
- Tutelare l’azienda ed i clienti da rogne per via del GDPR
- Vendere di più grazie ad una maggiore fiducia e trasparenza con i clienti
Inoltre, i dati aziendali sono una risorsa preziosa per le aziende e la loro protezione può garantire la continuità delle attività aziendali in caso di incidenti o attacchi informatici. Ad esempio, i dati dei clienti possono essere utilizzati per personalizzare le offerte e migliorare i servizi, mentre i dati finanziari possono essere utilizzati per prendere decisioni strategiche.
La perdita di tali dati potrebbe avere un impatto significativo sull’attività aziendale.
In più, proteggere i propri dati aziendali, è un vantaggio competitivo per le aziende che applicano correttamente il GDPR, in quanto accresce la fiducia dei clienti, riduce il rischio di frodi e altri crimini informatici.
Quali sono i dati soggetti al Regolamento Europeo GDPR 679/2016?
Ai sensi del GDPR, i dati personali sono qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. Alcuni esempi di dati personali sono il nome, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, i dati biometrici e le informazioni sulla salute, anche l’indirizzo IP è un dato personale perché può fornire informazioni su l’interessato.
Il GDPR per aziende si applica a qualsiasi attività di trattamento dei dati personali effettuata da un’organizzazione stabilità nell’UE, indipendentemente dalla localizzazione del trattamento. I dati personali, non sono solo relativi ai clienti, ma anche a dipendenti, fornitori, collaboratori etc, sono tutti considerati dati personali ai sensi del GDPR.
In generale, le organizzazioni devono essere trasparenti circa la raccolta e l’utilizzo dei dati personali e devono ottenere il consenso degli interessati, oppure avere opportune basi giuridiche, prima di raccogliere o utilizzare i loro dati personali. In base alla tipologia di dato trattato, dato comune (nome, cognome, foto, etc.) oppure dati particolari/sensibili (stato di salute, appartenenza politica, etc.) le organizzazioni devono adottare misure appropriate per proteggere i dati personali.
Nel caso di dati tipo particolari/sensibili, gli accorgimenti in merito all’analisi rischi e misure di sicurezza adottati devono essere più stringenti rispetto ai dati comuni.
Cosa devono fare le aziende per verificare se sono in regola con la privacy?
Un primo passo per verificare se un’azienda è in regola con la privacy potrebbe essere quello di verificare la completezza della documentazione disponibile richiesta dal GDPR, come ad esempio:
- Privacy e Cookie Policy
- Manuale Privacy / GDPR (circa 100 pagine)
- Registro Trattamenti (titolare / responsabile della protezione)
- Nomine Responsabili, Autorizzati
- Gestire Asset, Data Breach, Audit, Rapporti di formazione
- Formare il personale sul GDPR con attestato
Verificare quindi in autonomia e/o con professionisti se effettivamente si sta seguendo le disposizioni del GDPR per aziende.
C’è uno strumento che mi mette in regola?
Lo strumento da solo non ti mette in regola, il professionista rimane comunque una figura importante, ma con software dedicati per la gestione della Privacy che ti guidano passo-passo, puoi risparmiare tempo e soldi, poi con il professionista rivede e controlli l’intero processo.
Uno dei software più completi per gestire il GDPR è DATI360 Privacy Suite, il gestionale Privacy che consente di generare Privacy e Cookie Policy sia per il sito che il Manuale GDPR per aziende.
DATI360 è una soluzione progettata da un team di avvocati ed ingegneri, ideale per freelance, agenzie, aziende, avvocati, professionisti, DPO che devono generare tutta la documentazione richiesta sia per il sito Web che per l’azienda, velocemente con pochi click. Il programma consente anche di effettuare in modo autonomo la formazione Privacy con attestato finale, come previsto dal Regolamento GDPR.
L’utente che usa DATI360 può infine misurare il livello di conformità della sua organizzazione (Legal Score) con un quiz presente nel software che assegna un punteggio finale in base al livello attuale d’implementazione del GDPR per aziende.
Conclusioni
Adesso che ti è tutto più chiaro, puoi finalmente gestire e affrontare ogni pratica burocratica legata al GDPR. Con queste intervista Fabio ci ha aiutato a capire come essere perfettamente in regola con il GDPR anche se, dobbiamo ammetterlo, gestire tutto da solo può risultare un po’ complesso all’inizio.
Per questo motivo, adesso sai che puoi fare affidamento a dei software per gestire la Privacy che possono automatizzare questo tipo di attività e ottimizzare ogni processo, schivando gli errori. Non è eccezionale?
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Ovviamente, come ci ricorda lo stesso Fabio, il professionista GDPR rimane sempre una figura chiave alla quale dovrai affidarti per revisionare l’intero lavoro.
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