ChatGPT: 8 usi che semplificano la gestione aziendale

Diciamolo una volta per tutte: l’Intelligenza Artificiale non è più il futuro, è il PRESENTE, e chi non si adatta finisce per rimanere inevitabilmente indietro. 

A proposito di Intelligenza Artificiale, sono sicuro che avrai già sentito parlare di ChatGPT e, forse, avrai anche già testato questo tool. Tuttavia, se non lo stai sfruttando nel modo giusto, ti stai perdendo il vero potenziale di uno dei migliori strumenti IA per le aziende. 

ChatGPT, infatti, non è solo un “assistente per la scrittura” o quello che “scrive i testi al posto tuo”. In realtà è un vero e proprio acceleratore per la gestione aziendale, un motore che, se sfruttato bene, può farti risparmiare tempo, ottimizzare processi e aumentare la produttività come mai prima d’ora.

Il problema? Molti lo usano nel modo sbagliato! 

Che ne dici, allora, di provare a tirare fuori tutto il potenziale di ChatGPT aziendale e sfruttarlo come motore per il successo del tuo business?

Scopriamo come usare ChatGPT per la tua gestione aziendale come un vero professionista, evitando errori da principiante e utilizzando alcuni dei migliori prompt che possono aiutarti a semplificare l’attività quotidiana in azienda.

Sono sicuro che alla fine ti domanderai come hai fatto fino ad oggi senza questa fantastica IA. 

Pronti? Partenza… via!

ChatGPT: cos’è e come funziona 

ChatGPT è un modello di Intelligenza Artificiale che, per fartela molto facile, è capace di elaborare e generare testo in base alle richieste dell’utente. È stato addestrato su miliardi di parole, imparando a prevedere e costruire frasi in modo naturale e contestualizzato.

Ma fermati un attimo. Perché se pensi che questo significhi che ChatGPT è perfetto e infallibile, hai già sbagliato approccio. 

ChatGPT è un assistente intelligente, non un cervello umano. Non ragiona, non ha emozioni e, soprattutto, NON conosce la tua azienda meglio di te (e chi potrebbe?!). La sua efficacia, quindi, dipende da come lo usi.

Se gli fai una domanda generica, otterrai una risposta generica. Se gli dai informazioni sbagliate, risponderà con dati sbagliati. Se non gli dici chiaramente cosa vuoi, come lo vuoi e perché lo vuoi, preparati a rimanere deluso.

Dunque, come “parlare la lingua” di ChatGPT? Eccoti alcuni consigli utili: 

• Sii specifico: se chiedi a ChatGPT di scriverti un post per LinkedIn, ti darà un testo generico. Se invece gli dici “Scrivimi un post su LinkedIn per presentare un nuovo servizio di consulenza digitale per PMI, tono amichevole, 200 parole”, otterrai ben altro risultato. Non perfetto, certo, ma ben più ricco e approfondito. Mica male come punto di partenza, no?
• Fornisci un contesto dettagliato: ChatGPT non conosce la tua azienda, il tuo pubblico o i tuoi obiettivi. Se vuoi un risultato su misura, devi fornirgli informazioni precise. Ad esempio, se vuoi che elabori un testo promozionale, specifica: chi è il target, qual è il problema che vuoi risolvere, quale tono di voce utilizzare, quale azione vuoi che compiano i lettori ecc. In altre parole, niente di meno rispetto a ciò che comunicheresti a un copywriter bravo.
• Chiedi di migliorare il risultato: la prima risposta non è sempre quella buona, quindi porta pazienza. Chiedigli di rendere il testo più incisivo, sintetico, dettagliato, tecnico, coinvolgente. Magari mettendosi nei panni della tua audience. Insisti fino a ottenere il risultato perfetto.
• Verifica sempre le informazioni: ChatGPT è potente, ma non onnisciente. Se gli chiedi dati finanziari, legali o statistiche aggiornate, controlla sempre prima di dare queste informazioni per buone. Richiedi sempre le fonti e, giusto per evitare ogni problema, fai una piccola ricerca per conto tuo. Certo, impiegherai qualche minuto in più ma almeno avrai la certezza di non scrivere sciocchezze nei tuoi testi!

Messa in questi termini, sembra quasi un gioco da ragazzi. Tuttavia, ti assicuro che NON è così facile e immediato trovare l’approccio giusto e imparare a dialogare in maniera efficiente con il tool. 

Niente però che non si possa risolvere con un po’ di pazienza, studio e tanta pratica. 

A tal proposito, perché non sfrutti corsi e tutorial gratuiti online per imparare subito a utilizzare ChatGPT al meglio? 

Sull’Academy di AutomatiKing, ad esempio, trovi il nostro corso GRATUITO su ChatGPT, mentre sul nostro canale YouTube è presente un bel video tutorial su come usare ChatGPT in 5 minuti. Te lo lascio qui in basso… you can thank me later 😉 

Fatta questa breve panoramica sullo strumento, entriamo nel vivo della questione e scopriamo 8 modi di utilizzare ChatGPT per migliorare la gestione aziendale. 

ChatGPT: 8 prompt per la gestione aziendale che DEVI sfruttare subito

Dicevamo che la chiave per ottenere il massimo da ChatGPT è scrivere prompt efficaci, ovvero le istruzioni che fornisci al tool per ottenere una risposta di qualità. 

Di seguito ti racconto degli 8 prompt più efficaci che, all’interno di una struttura aziendale, possono fare la differenza. 

Recruiting più veloce e mirato

Dimentica lo screening manuale infinito: ChatGPT può analizzare CV ed evidenziare i candidati più adatti per una determinata posizione aziendale. Tutto ciò che dovrai fare è chiedere al tool di creare un modulo di screening che semplifichi il processo di selezione e permetta al responsabile delle risorse umane di avere sotto mano tutti gli elementi necessari per una valutazione accurata.

Prompt: “Sviluppa un modulo di selezione dei candidati personalizzato e allineato alle esigenze individuali della mia azienda, traendo spunti dai materiali di riferimento forniti. Avvia l’interazione con l’utente per ottenere informazioni specifiche essenziali e risolvere eventuali ambiguità. Affina il modulo di selezione dei candidati tramite valutazioni coerenti utilizzando la rubrica di valutazione fornita e raccogli l’input dell’utente per garantire che il prodotto finale sia in linea con le aspettative aziendali. In qualità di reclutatore di livello esperto nel dipartimento delle risorse umane, il tuo compito è creare un modulo di selezione dei candidati che semplifichi il processo di assunzione e garantisca una valutazione efficiente dei candidati. L’output dovrebbe essere un modulo completo che includa domande e criteri pertinenti per valutare le qualifiche del candidato e l’idoneità alla posizione. Il lavoro finito verrà utilizzato dai responsabili delle assunzioni e dagli intervistatori per valutare e confrontare oggettivamente i candidati durante il processo di selezione. I principali fattori di successo includono l’accuratezza delle informazioni raccolte, l’allineamento con i requisiti del lavoro e la facilità d’uso. La misurazione del successo si baserà sulla capacità del modulo di identificare efficacemente i candidati qualificati e accelerare il processo di assunzione.”

Come dicevamo, più sei specifico e dettagliato, e più avrai la certezza che lo strumento possa restituirti un prodotto di valore, cucito su misura ed efficace.

Report aziendali

Generare un’analisi delle vendite, un riepilogo settimanale o delle previsioni di vendita richiede tempo? ChatGPT può strutturare il report in pochi minuti, individuando trend e suggerendo strategie di miglioramento.

Prompt: “In qualità di analista di ricerche di mercato di livello esperto nel reparto marketing, il tuo compito è creare un report di previsione delle vendite che fornisca proiezioni accurate per le vendite future. Il report deve essere completo, basato sui dati e approfondito, consentendo all’azienda di prendere decisioni aziendali informate. Il lavoro finito verrà utilizzato dal team di marketing e dal senior management per sviluppare strategie di vendita, allocare risorse e stabilire obiettivi di performance. I principali fattori di successo includono un’analisi approfondita dei dati, la conoscenza del settore e l’accuratezza delle previsioni, e il report sarà misurato in base alla sua capacità di prevedere accuratamente le tendenze di vendita e contribuire alla crescita complessiva delle vendite dell’azienda.”

Email professionali 

Rispondere a clienti e fornitori in modo chiaro ed efficace è essenziale. Con ChatGPT, puoi creare risposte professionali in pochi secondi, mantenendo un tono coerente con il tuo brand.

Prompt: “Scrivi un’email formale e rassicurante per rispondere a un cliente che chiede chiarimenti su un ritardo nella consegna. Specifica le motivazioni del ritardo, rassicurandolo che ciò non comprometterà la qualità del prodotto e che, qualora lo ritenesse necessario, può procedere a richiedere assistenza personalizzata compilando il form in allegato. Nel corpo della mail, includi alcune possibili opzioni a disposizione del cliente in relazione a questa situazione (richiesta rimborso, ricontatto dal 5 giorno da questa mail se il prodotto non risulta ancora consegnato, ecc). Trovi in allegato la conversazione con il cliente, da studiare prima di fornirmi una risposta.”

Ovviamente, il testo andrà poi rifinito e perfezionato in base alla situazione specifica di quel cliente, in modo da soddisfare al 100% le sue necessità.

Branding e copywriting più efficaci

Hai bisogno di uno slogan accattivante o di un nome per la tua startup? ChatGPT può generare idee creative basate sulla tua mission e sul tuo target di mercato.

Prompt: “Scrivi slogan per la mia azienda. La mia azienda si chiama [nome dell’azienda] e operiamo nel settore [settore di attività], offrendo [prodotti/servizi specifici]. I valori che rappresentiamo sono [elencare i valori, es. innovazione, sostenibilità, affidabilità]. Lo scopo dello slogan è [obiettivo dello slogan, es. ispirare fiducia, evocare curiosità, promuovere un nuovo prodotto]. Il nostro target di mercato è composto da [descrivere il target di mercato, es. età, interessi, professioni]. Vorrei evitare [elementi da evitare, es. cliché, termini tecnici eccessivi]”.

Allo stesso modo, puoi sfruttare ChatGPT aziendale per fare brainstorming, ad esempio quando hai bisogno di un nome per il lancio di un nuovo prodotto.

Scrittura di contenuti per blog, social e adv

Scrivere articoli, post LinkedIn o testi per annunci pubblicitari diventa più semplice con ChatGPT, che può generare contenuti ottimizzati per il tuo pubblico.

Prompt: “Scrivi un contenuto di [numero di parole] adottando un tono [tipologia di tono di voce, es. professionale, informale, persuasivo] per trattare il tema di [argomento del testo]. Il contenuto è destinato a [scopo del testo, es. informare, convincere, educare] il pubblico su [dettagli specifici dell’argomento o del target, se necessario]. Assicurati di includere elementi chiave come [elencare eventuali elementi specifici come statistiche, citazioni, esempi pratici] per arricchire la discussione e coinvolgere il lettore”.

Ricordati di arricchire il prompt con alcune specifiche, come ad esempio il numero di paragrafi o il focus del contenuto. In questo modo otterrai un testo molto più coerente che richiede giusto qualche piccolo intervento da parte tua prima di essere pubblicato.

Suggerimento del nome per il dominio del tuo sito internet

ChatGPT può venirti in aiuto anche se sei a corto di idee per il dominio del tuo sito internet o se quelle che avevi in mente sono già state prese. 

Prompt: “Genera una lista di nomi di dominio creativi e memorabili per una startup nel settore [settore], che riflettano chiaramente i suoi valori o obiettivi principali, quali [inserire valori/obiettivi]. Assicurati che i nomi proposti siano facili da ricordare e pronunciare. Includi variazioni che combinino parole chiave rilevanti e giochi di parole pertinenti al settore e agli obiettivi della startup. Proponi opzioni solo in lingua [indica la lingua di riferimento], valuta l’utilizzo di acronimi e parole composte, evita nomi più lunghi di 3 parole”.

Scrivere la presentazione della tua azienda 

Se vuoi risparmiare tempo nella scrittura della presentazione per la tua azienda, puoi spiegare a ChatGPT chi sei, di cosa ti occupi e lasciare che lo faccia al posto tuo.  

Prompt: “Scrivi un post per presentare la mia azienda specializzata in [servizio]. Il contenuto dovrebbe mettere in evidenza le caratteristiche principali del servizio, quali [specificare caratteristiche], e spiegare come queste rispondono efficacemente alle esigenze dei clienti. Sottolinea i punti di forza unici e le differenze rispetto ai concorrenti [specifica quali]. Includi anche una chiamata all’azione per incoraggiare i lettori a visitare il nostro sito web o a contattarci per ulteriori informazioni. Assicurati che il tono di voce sia [specificare il tono] per risonare con il nostro target di pubblico [specificare target].”

Anche in questo caso, più dettagli offri e più sarà facile ottenere un testo quasi impeccabile.

Scrivere un’offerta di lavoro

Stai cercando personale ma non vuoi perdere tempo a scrivere l’annuncio per l’offerta di lavoro? E chi dice che devi farlo tu? Lascia fare all’IA di ChatGPT. 

Prompt: “Scrivi un annuncio di lavoro attraente e dettagliato per la posizione di [posizione]. Includi una descrizione chiara delle responsabilità del ruolo e delle competenze richieste. Elabora inoltre i benefit e le condizioni di lavoro che offriamo, come [specificare benefit e condizioni, es. assicurazione sanitaria, lavoro da remoto, orari flessibili]. Sottolinea perché lavorare nella nostra azienda rappresenta un’opportunità unica, evidenziando la cultura aziendale e i valori che ci contraddistinguono [specificare]. Assicurati che il tono sia [specificare il tono, es. incoraggiante, professionale, accogliente] per attrarre candidati qualificati e motivati”.

Bene, come avrai potuto intuire ChatGPT è uno strumento straordinario, ma se non sai dove e come inserirlo nei tuoi processi aziendali, rischia di rimanere solo un giocattolo che non porta risultati.

Inoltre, non è nemmeno l’unico “giocattolo” che puoi sfruttare per migliorare la gestione aziendale. Ci sono tantissimi strumenti IA e di automazione che potrebbero fare al caso tuo (e anche qualcuno che, invece, potrebbe non servirti a nulla). 

Se non vuoi perdere tempo a provarli tutti, ti consiglio di farti guidare dagli esperti delle automazioni. Con il servizio Prima Consulenza di AutomatiKing, infatti, i nostri professionisti possono aiutarti a capire meglio le necessità del tuo business, individuare la soluzione più adatta a te e implementarla alla perfezione nella tua azienda per automatizzare tutte le attività. 

Niente strategie preconfezionate, solo ciò che serve a TE. 

Cosa aspetti? Comincia subito a trasformare il tuo business con i migliori software di intelligenza artificiale e di automazione per la tua azienda.