Ogni mattina la stessa storia: neppure il tempo di accendere il PC, che una valanga di mail è pronta a travolgerti! Dalle notifiche sul cellulare a qualsiasi ora, alle mail spam e fino ai messaggi dei clienti nottambuli, questo “inferno digitale” ti assorbe tempo ed energie, facendoti sentire costantemente indietro con il lavoro.
Ma ecco la buona notizia: l’Intelligenza Artificiale sta cambiando radicalmente il modo in cui affrontiamo questa sfida: secondo uno studio di EY, entro i prossimi cinque anni l’IA impatterà il 57% dei processi aziendali.
Oggi, infatti, esistono strumenti AI per le aziende e i liberi professionisti in grado di aiutarti nella gestione delle email, garantendoti meno stress, più produttività e, soprattutto, più tempo da dedicare a ciò che conta davvero: la crescita e il benessere del tuo business.
Se fino a ieri l’unica arma a tua disposizione per eliminare quelle fastidiose notifiche rosse era la funzione “segna come letto“, oggi puoi contare su software e tool che ti affiancano come dei veri e propri assistenti virtuali. E no, NON parliamo di soluzioni complesse o difficili da integrare: si tratta di strumenti di marketing automation e gestione aziendale che possono diventare i tuoi migliori alleati, per non farti impazzire tra avvisi e messaggi in attesa di risposta.
Vediamo allora tutti i vantaggi di implementare l’AI per la gestione delle mail e quali tools possono rivelarsi determinanti a questo scopo.
AI per la gestione delle email: tutti i vantaggi
Diciamocelo chiaramente: la gestione delle email è uno di quei compiti invisibili che, se trascurato, può impattare enormemente sulla tua attività.
Email non lette? Clienti persi. Risposte tardive? Opportunità sfumate. Troppi messaggi da smistare? Confusione e disordine.
Altro che Squid Games! Non trovi?
Tuttavia, con l’Intelligenza Artificiale puoi cambiare le regole del “gioco”.
Uno dei benefici più evidenti è il risparmio di tempo. Non parliamo di qualche minuto qua e là, ma di ore intere che altrimenti spenderesti a leggere e rispondere manualmente ad ogni singola email.
Per non parlare, poi, dell’ottimizzazione delle risorse. Implementare software AI per la gestione delle email ti permette di ridurre gli interventi manuali. Risultato? Meno fatica per te e il tuo team.
E sai in cosa si traduce tutto questo? Esatto, in un miglioramento delle performance aziendali. Se le comunicazioni sono più rapide ed efficienti, il tasso di apertura delle tue email aumenta, e con esso la possibilità di chiudere più vendite o ottenere più interazioni con i clienti.
L’avresti mai detto che delle piccole innovazioni tecnologiche sarebbero state capaci di tutto questo?
I 5 migliori tool e software di gestione email con AI
Ok, ora che abbiamo chiarito perché l’AI è una svolta nella gestione delle email, vediamo quali strumenti possono davvero fare la differenza per te e per la tua attività. Di seguito ti racconto dei 5 migliori tool AI di gestione mail che ho provato personalmente e ritengo davvero di alto livello.
Merlin AI
Merlin AI è un assistente AI integrabile in Gmail, pronto a rivoluzionare il modo in cui gestisci la tua casella di posta. Con un’installazione veloce e un’interfaccia super intuitiva, questo strumento è pensato per chi ha mille cose da fare e zero tempo da perdere.
Oltre a semplificare la gestione della posta elettronica, Merlin spinge l’AI oltre i confini tradizionali, offrendo anche funzionalità avanzate come la generazione di contenuti e persino la creazione di immagini. Ma è nel mondo delle email che dà il meglio di sé: grazie alle sue capacità di scrittura e risposta intelligente, può aiutarti a formulare messaggi perfetti in pochi secondi, facendoti risparmiare ore di lavoro.
ChatGPT
Se c’è un software che sta rivoluzionando il modo in cui comunichiamo, è ChatGPT. Nato come chatbot conversazionale, si è rivelato un prezioso strumento anche per la gestione delle email. La sua capacità di generare testi personalizzati lo rende perfetto per chi vuole rispondere in modo efficace, senza dover scrivere ogni email da zero.
ChatGPT, inoltre, può anche adattare il tono e lo stile delle tue email in base al contesto, evitando di far sembrare le tue comunicazioni fredde e impersonali. Basta solo prenderci un po’ la mano, inviare i prompt giusti ed il gioco è fatto.
A proposito di ciò, qui ti racconto di come il corretto utilizzo di ChatGPT aziendale può semplificarti le giornate.
Make (ex Integromat)
Scrivere email è solo una parte del problema. L’altra grande sfida è capire quando inviarle, a chi e con quale contenuto. E qui entra in gioco Make (ex Integromat), la piattaforma di automazione che ti permette, tra le altre cose, di creare flussi di lavoro personalizzati per la gestione delle tue email.
Vuoi sapere come sfruttare le potenzialità di Integromat e ChatGPT per la rispondere in automatico alle tue email? Allora eccoti un video che fa proprio al caso tuo!
Rispondi alle Email in Automatico con ChatGPT (e risparmia ore di lavoro!)
Copilot per Outlook
Se sei più orientato verso l’ecosistema Microsoft, Copilot potrebbe essere la soluzione che fa per te. Integrato in Outlook e in altri strumenti di Microsoft 365, Copilot migliora la scrittura delle email suggerendo frasi più efficaci, correggendo errori grammaticali e adattando il tono della comunicazione.
Ma non finisce qui: questa IA può anche automatizzare alcune attività ripetitive, come la categorizzazione delle email o l’organizzazione degli appuntamenti. Se lavori con molte email interne, questo strumento può davvero rendere le tue giornate più leggere.
Gemini per Gmail
Google non poteva certo restare indietro nella corsa all’AI, e infatti ha integrato Gemini direttamente in Gmail. L’assistente virtuale di Google, può riassumere le email, suggerire risposte e perfino estrarre automaticamente eventi per inserirli nel tuo calendario.
Se usi Gmail per lavoro, Gemini diventa un’estensione naturale del tuo sistema, aiutandoti a gestire la posta con più efficienza. Sebbene attualmente stia un passetto indietro rispetto a CoPilot, il suo punto di forza è la capacità di analizzare il contesto delle conversazioni e proporre risposte intelligenti, riducendo drasticamente il tempo che passi a digitare.
Consiglio bonus: se il tuo obiettivo è inviare email promozionali o newsletter a una lista di contatti, strumenti come Bitrix24 e GetResponse, sono gli alleati perfetti per ottimizzare le tue campagne di email marketing automation.
Dunque, come puoi notare, gestire le email non dev’essere per forza un incubo. Con gli strumenti giusti, puoi trasformare la tua casella di posta in un sistema efficiente che lavora per te, anziché farti perdere tempo.
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