La quotidianità che ti trovi a vivere, che tu sia un professionista o un’azienda, è caratterizzata da un intenso via vai di documenti in formato digitale che compiono mirabolanti viaggi nel web alla velocità della fibra.
Spesso ti trovi a vendere i tuoi prodotti o servizi a molti chilometri di distanza e in questo la rete internet si dimostra un incredibile alleato durante tutta la fase di negoziazione, a partire dalle proposte, passando per i preventivi, per finire ai contratti veri e propri.
Ma qual è il bene inestimabile che un documento digitale trascina con sé in questo viaggio?
È la firma, senza ombra di dubbio.
È la firma che, quando apposta in maniera corretta da entrambe le parti, ti fa sussultare di gioia e ti fa finalmente esclamare: “Affare fatto!” ?
Cosa si intende per firma digitale?
La domanda è: nel 2021, ai fini della validità del documento e delle procedure di approvazione, è ancora da considerarsi obbligatoria una firma in calce da scrivere a mano?
Evidentemente no.
Nell’era dell’evoluzione tecnologica anche la firma ha subito una trasformazione: si è smaterializzata diventando appunto, digitale.
Tra le varie tipologie di firma elettronica, la firma digitale ha valenza legale equiparata a una firma autografa che scriviamo a penna su un documento cartaceo. Ha gli stessi scopi ed è vincolante allo stesso modo. A cambiare è solo la modalità di realizzazione. Che diventa automatizzata.
Validità firma digitale: cosa devi sapere
L’Italia è stato il Paese precursore (chi l’avrebbe mai detto!) ad aver attribuito per legge piena validità giuridica ai documenti elettronici.
Ma se stai pensando che per firmare digitalmente un documento elettronico basti scansionare la foto della tua firma e incollarla sul file pdf o word, beh, ti stai sbagliando: il valore legale di una firma digitale del genere è praticamente uguale a zero.
Il CAD, il testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese, da questa definizione:
La Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Niente a che vedere col copia incolla!
Il valore legale della firma digitale è una delle sue peculiarità. Automaticamente anche i documenti informatici sottoscritti con questo strumento acquisiscono il pieno valore legale e, di conseguenza, la non ripudiabilità da parte dei sottoscrittori.
La firma digitale conferisce valore legale sul documento su cui è apposta come fosse redatto in presenza di un notaio, grazie al sistema crittografico a doppia chiave di cui si avvale e rappresenta a tutti gli effetti la firma del titolare.
Nel nostro ordinamento, un documento firmato con firma digitale ha piena efficacia giuridica laddove vengano rispettate queste tre condizioni:
- la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma rilasciato da un ente accreditato in grado di identificarne in modo certo il proprietario;
- la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma in corso di validità;
- il documento non sia modificato successivamente all’apposizione della firma.
Nel caso in cui venga meno anche una di queste tre condizioni, la firma digitale è da intendersi NON VALIDA.
Perché semplificherà il tuo lavoro?
In una società sempre in movimento e in continua evoluzione tecnologica, la necessità di convertire i documenti cartacei in documenti digitali è sempre più ricorrente. Aziende e strutture pubbliche devono soddisfare l’esigenza di una maggiore efficienza e di un risparmio sui costi.
Hai mai calcolato quanto incide sul bilancio della tua azienda ogni singolo foglio A4 che conservi nel tuo ufficio?
Forse non lo hai mai fatto perchè un foglio preso singolarmente rappresenta poco, ma presi a centinaia? A migliaia?
Carta, inchiostro, faldoni per l’archiviazione, spazio fisico nell’ufficio, mobili per metterli sotto chiave, manutenzione delle stampanti e si potrebbe continuare ancora per molto.
Per non parlare dei costi in termini di tempo e risorse che ti trovi a sostenere per firmare fisicamente un contratto con un cliente che si trova a chilometri di distanza: banalmente benzina e parcheggio e tanto, tantissimo stress…
Sapevi che con firma elettronica automatica puoi firmare, attribuendogli pieno valore legale, anche milioni di documenti in una sola volta? (attenzione solo a non usarla per i contratti che costituiscono/modificano o estinguono diritti reali immobiliari)
La firma digitale dei contratti assicura la semplicità dei processi, la velocità e la sicurezza: elementi strategici che ogni business deve far propri per poter competere sul mercato.
Una maggiore efficienza, un accesso rapido a informazioni e documenti, una riduzione dei costi, una migliore collaborazione tra membri del team, un grande vantaggio nella gestione delle assunzioni (vedi anche: il modo migliore per trovare dipendenti in remoto), la disponibilità 24/7 su qualsiasi dispositivo anche mobile, sono solo alcuni degli enormi benefici che apporta l’utilizzo di una firma digitale. Tutto questo, perché no, strizza l’occhio ad una maggior salvaguardia dell’ambiente e merita la medaglia di eco friendly.
I migliori software per firma digitale con valore legale
Insomma, ormai è chiaro, adottare una firma digitale dal pieno valore legale è indispensabile per ogni business che voglia rendere al meglio e prepararsi alle sfide del futuro.
Sono diversi i provider che forniscono questo importante servizio che si propone di aiutare professionisti e aziende di tutti i settori ma anche privati a lavorare più velocemente, più facilmente con molta più efficacia.
Tra tutti, noi di Automatiking ci sentiamo di suggerirti alcuni software che noi stessi abbiamo provato e testato e tuttora continuiamo ad usare per noi e per i nostri clienti perchè davvero non riusciamo a farne più a meno.
Ecco il nostro elenco:
Ognuno di essi spicca per una particolarità che lo differenzia dal software concorrente.
Per quanto ci riguarda sono tutti validi, sta a te scegliere quello che meglio si adatta al tuo business o al tuo lavoro.
Nella nostra Academy abbiamo creato un corso di formazione sull’uso di questi strumenti, una piccola miniera d’oro per te che vuoi realmente cambiare in meglio la gestione dei tuoi contratti, del tuo lavoro e del tuo tempo.
Non perdere tempo e corri ad iscriverti!
Il corso contiene anche un’intervista esclusiva all’avvocato Alfredo Buccella di dirittodelleimprese.it, professionista serio ed esperto del settore, che parla ampiamente di firma elettronica, di firma digitale e di valore legale.
Ed è sempre ll’Avv Alfredo Buccella che ci ha dato una grossa mano nella redazione di questo articolo. Chi meglio di lui sennò?
Conclusioni
In Automatiking odiamo gli sprechi e aiutiamo professionisti e aziende ad ottimizzare il loro business automatizzando alcuni processi in modo da accelerare i tempi di esecuzione e migliorare la produttività sul lavoro, permettendo di liberare quel tempo che potrà finalmente essere impiegato per le attività che garantiscono più ritorno economico.
La firma di contratti in modo digitale e del tutto automatizzato attraverso strumenti che garantiscono la piena validità legale è appunto una di quelle attività ripetitive che possono e devono essere automatizzate.
“Make it simple, but significant!”
Buona firma digitale e buone Automazioni!
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